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想有效防止采購過程中的暗箱操作？試試這幾招吧！
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企業(yè)在采購的過程中，會面對很多的棘手問題，其中最難解決的就是暗箱操作。俗話說，“千里之堤，毀于蟻穴”，發(fā)生暗箱操作將會嚴重損害企業(yè)的利益，對企業(yè)的長遠發(fā)展留下后患之憂。
暗箱操作將會一直伴隨著采購活動而存在，企業(yè)雖然不可能完全杜絕其現(xiàn)象的發(fā)生，但是可以采取措施減少此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。
三統(tǒng)一分
“三統(tǒng)”是指所有外購材料要統(tǒng)一采購驗收，統(tǒng)一審核結(jié)算，統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬付款；“一分”則是指費用要分開控制。材料和備品配件的采購要實行“三統(tǒng)一分”的管理機制。統(tǒng)一采購，統(tǒng)一管理，既保證需要，又避免漏洞;既保證質(zhì)量，又降低價格;既維護企業(yè)信譽，又不至于上當受騙。各部門和分廠要對費用的超支負責并有權(quán)享受節(jié)約所帶來的收益，有權(quán)決定采購計劃和采購項目。這樣，物資采購管理部門和使用單位自然形成了一種以減少支出為基礎的相互制約的機制。
三分一統(tǒng)
“三分”是指三個分開，即市場采購權(quán)、價格控制權(quán)、質(zhì)量驗收權(quán)要做到三權(quán)分離，各自負責，互不越位。“一統(tǒng)”，即合同的簽約特別是結(jié)算付款一律統(tǒng)一管理。物料管理人員、化驗人員和財務人員都不能夠與客戶見面，實行嚴格的封閉式管理。財務部依據(jù)合同規(guī)定的質(zhì)量標準，對照化驗單和數(shù)量測量結(jié)果，認真核算后付款。這樣就可以形成一個以財務管理為核心，最終以降低成本為目的的制約機制。
三公開、兩必須
“三公開”是指采購品種、數(shù)量和質(zhì)量指標公開，參與供貨的客戶和價格競爭程序公開，采購完成后的結(jié)果公開；“兩必須”是指必須在貨比三家后采購，必須按程序、按法規(guī)要求簽訂采購合同。
五到位、一到底
所謂“五到位”是指所采購的每一筆物資都必須由五方的簽字，即只有采購人、驗收人、證明人、批準人、財務審查人都在憑證上簽字，才被視為手續(xù)齊全，才能報銷入賬?！耙坏降住本褪秦撠煹降?，誰采購誰負責并且要一包到底，包括價格、質(zhì)量、使用效果等都要記錄在案，什么時候發(fā)現(xiàn)問題什么時候處罰。
全過程、全方位監(jiān)督制度
全過程監(jiān)督是指采購前、采購過程中和采購完成后都要有監(jiān)督。從采購計劃的制訂開始，到采購物資使用的結(jié)束，共有九個需要進行監(jiān)督的環(huán)節(jié)，它們是計劃、審批、詢價、招標、簽合同、驗收、核算、付款、領用。
雖然每一個環(huán)節(jié)都有監(jiān)督，但重點在于制訂計劃、簽訂合同、質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個環(huán)節(jié)。計劃監(jiān)督主要是保證計劃的合理性和準確性，使其按正常渠道進行；合同監(jiān)督主要是其合法性和公平程度，保證合同的有效性；質(zhì)量監(jiān)督是保證驗收過程不降低標準，不弄虛作假，每一個入庫產(chǎn)品都符合買方要求；付款監(jiān)督是確保資金安全，所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我們能夠把監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，就可以建立確保采購管理規(guī)范和保護企業(yè)利益的第二道防線。
所謂全方位的監(jiān)督，是指行政監(jiān)察、財務審計、制度考核三管齊下，方方面面沒有遺漏，形成嚴密的監(jiān)督網(wǎng)。
責任追究
監(jiān)督機制的生命在于責任追究，這一點尤其值得我們謹記。擁有嚴格完備的監(jiān)督機制而沒有相應的懲罰措施，所有的努力都將化為泡影。因此監(jiān)督的關鍵還在于及時進行的重罰?？茖W、規(guī)范的采購機制，嚴格完備的采購控制不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格、提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員不受外部利益的誘惑。
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